1. Главная
  2. Блог
  3. Маркетинг
  4. Правила деловой переписки. Часть 2

Правила деловой переписки. Часть 2

16 Мая 2019
118

Как и обещали, возвращаемся к вопросу правил деловой переписки.

Первую порцию правил читайте по ссылке.

Правило седьмое

Срочность. Будьте аккуратны со сроками. Фразы:

“Нужно еще вчера”

“Горит”

“Все бросай и делай прямо сейчас” не подходят. 

Давайте будем честны, письма − это не экстренный способ связи. Если все действительно плохо и вопрос требует немедленного решения, вы выберете телефонный звонок как самый оперативный канал передачи сообщения. В письме же укажите конкретный срок в теме, например, сдать отчет до 18:00 25 мая.

Правило восьмое

Никогда не оценивайте человека, оценивайте его работу. Приведем пару наглядных примеров.

Оценка человека: Маша, ты такая молодец!

Оценка работы: Маша, у тебя потрясающая работоспособность, так быстро сделала отчет!


Оценка человека: Ваш программист − дилетант.

Оценка работы: Вашему программисту нужно подтянуть свой уровень, пока у него достаточно слабая работа.

Неважно, хотите вы покритиковать или похвалить, будьте объективны и комментируйте только то, что человек делает, особенно если вас об этом не просят. У каждого свои взгляды, вкус и жизнь, и у вас нет права врываться на чужую территорию.

Правило девятое

Манипуляции. Кто из нас не пытался манипулировать родителями в детстве? Криком в магазине или улыбкой, от которой растает строгое папино сердечко? Во взрослой жизни мы тоже сталкиваемся с манипуляциями на работе.

Например, когда начальник говорит:

“Мы же одна семья, ты не можешь нас бросить и уйти в отпуск”

“Это поможет тебе вырасти, поэтому сделай работу бесплатно”

“Компания вам доверяет и рассчитывает на вашу поддержку”

Здесь собеседник превращается в оппонента, скрывает истинные мотивы, пытается прикрыться социально-одобряемыми элементами и при этом остаться молодцом. Почему честно не сказать о своих мотивах?

Например,

“Ребята, в этом месяце нам чуть-чуть осталось до плана, давайте поднажмем, чтобы получить квартальную премию”

“Маша, я знаю, ты давно не была в отпуске, но сейчас сложное время, мне некем тебя заменить, поэтому я прошу тебя передвинуть его не следующий месяц. Я понимаю, что у тебя были планы и ты имеешь полное право меня послать, но я постараюсь компенсировать это неудобство в будущем”

Это будет по-партнерски − сообщить о своих желаниях и попробовать договориться.

Правило десятое

Отдельно остановимся на фразе: “Заранее спасибо”. Она входит в десятку самых ненавистных во всех опросах. И дело не в самих словах, а в том, какой смысл скрыт за ними. Выглядит, как будто собеседник не оставляет выбора и заранее благодарит за проделанную работу. Полное неуважение к вашим желаниям и планам, ты просто обязан это сделать, ведь тебя уже авансом поблагодарили. Причем благодарить важно и нужно, но лучше сделать это не словом, а делом. Или напишите, за что вы хотите сказать “спасибо”. Помните, люди в большинстве своем любят помогать, проявлять благородство и великодушие, если относиться к ним с уважением, не пытаться манипулировать и проявлять искреннюю заботу.

Правило одиннадцатое

Всех нас бесит, когда пинают и подгоняют в переписке фразой: “Удалось посмотреть?”. Лучше формулируйте открытые вопросы:

“Вася, тебе помочь с комментариями по плану? Если не успеваешь посмотреть, может проговорить голосом на 15 минут?“

Проявляйте заботу, предлагайте свою помощь собеседнику.

Правило двенадцатое

Чтобы не пришлось краснеть − не пишите то, что нельзя переслать. Есть шанс, что письмо уйдет не тому адресату или подключатся новые люди. Такое случается в повседневной практике. Переход на личности недопустим, как было написано выше, давайте оценку работе, а не людям, и тогда никто не обидится на конструктивную критику.


Это далеко не все правила деловой переписки, если хотите погрузиться глубже, рекомендуем ознакомиться с книгой М. Ильяхова и Л. Сарычевой “Правила деловой переписки”.

Для тех, у кого нет времени на книгу, ниже приводим перечень шаблонных фраз, которых лучше избегать при написании письма.

Итак, никогда так не пишите:

Ответьте обязательно

Лапочка

Вообще-то

Заранее спасибо

Пожар

Уважаемый

С заботой о вас и вашем бизнесе

Ура

См. письмо от…

Принимая во внимание

Пасибки

Каков будет ваш положительный ответ?

Если меня не подводит память

Доводим до вашего сведения

Вам понравится

Всё бросили и приступили!

Как дела?

Искренне ваш

Хороших выходных

Уникальная возможность

Это не так просто, как вам кажется

Это нормально, по-твоему?

Я вас услышал

Я тут подумал

Посмотри одним глазком

С надеждой на скорейший ответ

“Вы” с заглавной

Как ваш отпуск, выходные?

Данным письмом хочу подвести итог

Давайте каждый будет заниматься своим делом

Прошу рассмотреть мое резюме

Согласитесь

Спасибо! (отдельным письмом)

Трудно поспорить

Ты ведь профессионал



8 800 201-07-68
Консультации по решению