1. Главная
  2. Блог
  3. Маркетинг
  4. Правила деловой переписки. Часть 1

Правила деловой переписки. Часть 1

17 Апреля 2019
208

Получали длинные, перегруженные информацией и заумными оборотами письма? Вспомните свои ощущения при прочтении. Гнев, злость, обида, недоумение − все 50 оттенков боли. В деловой среде огромные письма только усложняют работу. И чтобы не мучить ни себя, ни получателя, разберем правила переписки. 

Первое правило 

И тут почти как в Бойцовском клубе, только наоборот. Правило первое: запомни сам и расскажи всем − имя адресата священно.

Есть люди, у которых фамилии похожи на имена, например, Алексей Петров, Светлана Юлина, Геннадий Андреев. И когда Геннадия называют Андреем становится понятно, что человек невнимательно отнесся к письму, и стоит задуматься о сотрудничестве.

Имя − самый приятный звук для человека, поэтому не пренебрегайте этим пунктом.

Второе правило 

Всегда указывайте тему. Правильно сформулированная тема позволит получателю заметить ваше письмо среди сотен других. Тема должна отражать суть письма и показывать, какое действие требуется от получателя.  Если важен срок, укажите его. Например, Согласовать шаблон договора с “Торэкс” до 21 мая

Третье правило

Одно письмо − одно дело. Проще сразу навалить на человека пласт информации и громко выдохнуть с чувством выполненного долга. Но представьте “счастливого” получателя, которому придется потратить массу времени на понимание и сортировку задач. Скорее всего такое письмо будет отложено “на потом”, когда будут силы с ним разобраться. Как этого избежать?

  • вытащите главную информацию в тело письма

  • разделите несвязанные задачи по разным письмам

Получателю не придется переключать внимание на вопросы, идущие вперемешку по разным проектам.

Четвертое правило

Следите за оформлением, делите текст на абзацы и пункты. Делайте это осмысленно, чтобы читатель, пробегая глазами по тексту, мог выхватить главное.

Если нужно перечислить вопросы, пронумеруйте их в логическом порядке. Помните − вопросы должны быть на одну тему.

Пятое правило

Упростите задачу получателю − приложите все необходимые материалы к письму. Так адресату не придется переключаться по окнам и искать информацию в прошлых письмах или копаться в корпоративной папке. Выпишите ключевые данные в тело письма и объясните суть человеческим языком, не перегружайте содержание. Согласитесь, приятнее работать с людьми, которые прикладывают усилия для написания письма, структурируют вопросы и “не льют лишнюю воду”.

Шестое правило

Вычеркните шаблон: “С заботой о Вас и вашем бизнесе!”, сейчас эта фраза вызывает раздражение. Есть еще много шаблонных выражений, которые не надо употреблять, о них мы поговорим в отдельной статье. А сейчас вычеркните ложное проявление заботы из переписки. Люди чувствуют, что это неискренне, что вам глубоко плевать как на них, так и на их бизнес, и они примерно догадываются, в каком месте вы их видели и на каком сложном технологическом устройте проворачивали. Лучше сделайте свое письмо удобным и понятным − в этом больше внимания к читателю.

Давайте уважать друг друга, избегать шаблонных фраз и писать заботливые деловые письма. И помните, настоящая забота −  это грамотное, простое и понятное письмо.

Это далеко не все правила деловой переписки. Если вы хотите уже сейчас ринуться в бой, применяя новые знания, ознакомьтесь с книгой  "Новые правила деловой переписки" М. Ильяхова и Л. Сарычевой. Если у вас нет времени читать целую книгу, мы с удовольствием подготовим продолжение правил.

8 800 201-07-68
Консультации по решению