Канбан доска в Битрикс24: как настроить Мой План, чтобы следить за задачами

В нашей компании каждый сотрудник работает в корпоративном портале Битрикс24.

Для ведения проекта используются отдельные группы, в которых ставятся задачи сотрудникам, таких групп может быть 5-6, а задач в группах может быть от 30 и больше.

Со временем я обнаружил что задач стало настолько много, что 27 дюймового экрана монитора перестало хватать.

С началом нового рабочего года первой задачей у меня стояла разобрать более 400 тасков по 8 проектам для того чтобы более эффективно вести проекты и не создавать ситуации со свалкой из задач.

Есть много разных техник и сервисов для планирования, но если ты будешь заниматься планированием без должной регулярности, не подстраивая этот процесс под себя и проекты, то результата не будет.

Без должной системности планирования мы очень быстро получим кучу «дымящихся голов» у разработчиков, большое количество «горящих» по срокам задач и, очень быстро, начнем наблюдать как, один за одним, проекты будут «стопориться» не завершаясь.

Все это будет похоже на один большой адский котел, в котором менеджер будет выгорать сообщения от клиентов, претензий о некачественных задачах и неадекватных сроков от разработчиков. Очень быстро, менеджеру, при таком подходе к рабочему процессу, захочется встать и выйти. Надолго, далеко, навсегда — как тебе такая перспектива?

Я пользуюсь тудушником, трекером времени, канбаном в Б24. Каждый из них я настроил под себя так, чтобы мне было легко с ними работать, а чтобы они в автоматическом или полуавтоматическом режиме создавали мне план, трекали мое время, и делали рабочий день продуктивным.

В этой статье я хочу поделиться одной простой фичей, на настройку которой у тебя уйдет не более часа, но на дистанции ты можешь сэкономить время, нервы и самое главное — эффективно контролировать процесс по нескольким проектам одновременно.

Что нужно сделать (подготовка)?

1. Разгребаем свои задачи:

   1. Задачи на проверке — задачи отданные вам на проверку НЕ сделаны пока они являются не принятыми.

      Это должно быть правилом для тебя.

      У всех видение результата разное, даже если задача описано максимально понятно. Твоя задача как PM проверить результат по задаче и принять задачу от сотрудника

   2. «Протухшие» задачи — свалка из забытых/неактуальных задач, со срок давности в год или полгода. Такие задачи проверяем, актуализируем (проставляем реальный срок) или закрываем и забываем.

      Забытых задач быть не должно. Все «напоминалки» переносим в календарь. Все реальные задачи должны иметь актуальный срок и понятного исполнителя (у нас в WEB-AiM есть стандарт постановки задач по SMART).

   3. Криво поставленные задачи.

      Тут все тоже самое, что и в предыдущем пункте, но не про сроки, а про само описание и задачи и того результата, которых хотим получить. Также руководствуемся SMART.

2. В своей доске прописываем стадии.

   Канбан «Мой план» в Битрикс24 — это твой персональный план и никаким образом не будет влиять на стадии задачи. Ты можешь его настраивать под себя как тебе удобно. Назови стадии понятно для себя.

   Я сделал названия стадий по названию проектов, которыми занимаюсь:

   
   

3. Настройка роботов

   После того как ты настроил канбан, добавил понятные названия в стадии можно переходить к автоматизации проектов, в роботов:

   
   

   Нажимаем на кнопку «Создать», переходим во вкладку «Для сотрудника», находим робота с названием «Сменить стадию», кликаем на кнопку «Добавить».

   «Создать» ➡️ «Для сотрудника» ➡️робот «Сменить стадию» ➡️ «Добавить». ✅

   
   

4. Даем понятное название роботу.

   Это очень важно сделать в самом начале настройки робота, потому что у вас их может быть много и есть большая вероятность потерять вновь созданный робот, а самое обидно потерять уже настроенный робот.

   
   

   Название пишите так, чтобы было понятно к какому проекту относится карточка робота.

5. Переходим в настройки робота

   Делается это через кнопку «изменить» и добавляем следующие условия:

   1. Выполнить: Сразу
   2. Группа (Проект)(ID) равно и указываем ID группы, его можно взять из URL, перейдя в группу, вот тут

      
      

   3. Чтобы не промахнуться, я еще указываю название группы. Название группы у нас проставляется в каждой задаче, для того, чтобы можно было понять к какому из проектов относится эта задача не напрягаясь.

   Условие можно ставить жесткое «И», можно ставить «ИЛИ» — не жесткое, в целом без разницы.

   
   

   В качестве идеи, которая в вашем случае, может быть удобнее — можно делать выборку по менеджеру со стороны клиента, который ставит задачи.

6. Наслаждаемся результатом

   У нас появился «рабочий стол», на котором видны все наши проекты + все задачи по проектам + новые задачи автоматически раскидываются по проектам.

Итого

Этой статьей про небольшую фичу я хотел сказать только одно: все и всегда будет допиливаться, дорабатываться, улучшаться, перестраиваться — но нужно работать и мыслить более масштабно. Стандартные и привычные инструменты в Б24 могут использоваться и не совсем так, как было задумано, но быть при этом вполне рабочими и удобными.

Из типовой канбан-доски мы, немного настроив типовых для Б24 роботов, получили отличный и уже проверенный нами инструмент для контроля, которым пользуются уже несколько PM в нашей компании.

Эта маленькая и, на самом деле, простая доработка, помогла мне разобрать более 400 задач за несколько часов, и выстроить план по их завершению за 2-3 недели (выстроил адекватную плановую диаграмму сгорания).

И каждый день, когда я приступаю к работе, я вижу новые задачи и включаю их в свой план таким образом, чтобы они были выполнены в срок с учетом всех используемых ресурсов на все остальных проектах.

Этот материал — не только прямое руководство к действию. Я надеюсь и на то, что статья помогла вам взглянуть по другому и на свой подход к использованию любой информации о продуктивности.

Получив новые знания, возьмите предложенный функционал или мысль и доработайте под себя. Сделайте себе жизнь проще, продуктивней, интересней.