Правила деловой переписки
В наше время общение посредством переписки является чуть ли не главным способом общения как по личным, так и по рабочим вопросам. В отличие от переписки с друзьями и семьей, с коллегами и бизнес-партнерами принято обмениваться письмами по электронной почте. А в этом деле стоит придерживаться нескольких правил, о которых я сейчас расскажу.
Начинать письмо лучше с личного обращения
Согласитесь, гораздо приятнее общаться с человеком, который знает ваше имя. Обезличенное приветствие может быть расценено как неуважение.
Подписывайтесь
Каждое ваше письмо должно заканчиваться вашей подписью в виде имени и фамилии. Даже если вы долго переписываетесь с собеседником. Не исключено, что у него таких переписок не одна и не две, и сейчас он задается вопросом, о какой компании и о каком проекте вы говорите.
Отвечайте всем
Возьмите за правило отвечать на письма в течение суток. Иначе ваш ответ может никому уже не понадобиться. Не проверяя почту или не читая новые сообщения, вы можете потерять интересные предложения сотрудничества и прибыльные контракты.
Придерживайтесь чёткой структуры в письме
Эта структура известна каждому. Сначала приветствие и представление. Далее стоит ответить на вопросы, заданные собеседником в прошлом письме, задать свои. В заключение предложите свои идеи и подведите итоги, например, дайте понять, когда вы ждете ответ.
Используйте простую речь
Не стоит использовать сложные конструкции, англицизмы и сленг, если вы рассчитываете получить ответ на ваше письмо. Не зря говорят, что краткость - сестра таланта. Говорите всегда четко и по делу, тогда общение будет легким и приятным.
Не забывайте про тему письма
Всегда указывайте тему письма. Тогда и вам, и собеседнику будет проще его найти, а самому письму будет труднее затеряться в потоке однотипных “Вопрос”, “Сотрудничество” и “<без темы>”.
Файлы в первую очередь
Как только вы начинаете писать письмо, прикрепите файл, если это требуется. С большой вероятностью вы можете забыть сделать это после написания текста е-мейла, и тогда вам придется закидывать собеседника кучей сообщений с извинениями и забытыми файлами, и он может легко запутаться.
Пишите грамотно
Каждому приятно читать грамотно составленный и написанный текст. Конечно, из-за одной забытой запятой уважение к вам не исчезнет. Тем не менее, перепроверяйте письма на наличие ошибок перед отправкой, ставьте вопросительные знаки, делайте абзацы и пишите новое предложение с заглавной буквы.
Проверяйте то, что отправляете или пересылаете
Допустим, босс вам присылает файл, и вы должны его переслать клиенту. Вроде как содержимое файла вас не касается. Несмотря на это, пробегитесь и проверьте, все ли нормально. Возможно, в файле есть конфиденциальная информация, которая при попадании не в те руки повредит вашей компании или выставит ее в нелучшем свете.