О клиенте
Рекламное агентство ИДЕЯ — небольшая компания из Таганрога с командой более 10 человек, специализирующаяся на создании рекламных кампаний, разработке дизайна и производстве рекламных материалов.
О проблеме
Менеджеры отдела продаж пропускают звонки и теряют клиентов. Весь учет клиентов ведется в Excel и на бумаге, нет единой клиентской базы. У каждого менеджера своя персональная база клиентов и история общения. Нет финальной аналитики сделок, лидов и конверсии.
Что мы сделали?
- Внедрение CRM-системы:
- Проведение аудита текущей CRM системы.
- Агрегация требований заказчика для выявления узких мест и недоработок сотрудников.
- Составление карты будущего проекта с планом автоматизации и разделения зон ответственности.
- Внедрение CRM-системы:
- Импортировали клиентскую базу в Битрикс24.
- Настроили воронки продаж для проектных и быстрых заказов:
- Проектные заказы: Работа с крупными заказами, требующими детальной проработки и участия дизайнеров и отдела производства.
- Быстрые заказы: Обработка заявок, требующих быстрой обработки и передачи в отдел производства.
- Создали и настроили смарт-процессы для отдела производства и дизайна, связав их с клиентской базой и воронкой сделок.
- Подключили телефонию и мессенджеры для организации общения менеджеров с клиентами.
- Автоматизация документооборота:
- Настроили автоматическое формирование документов и их сохранение в карточку сделки.
- Реализовали формирование ссылки на документ для отправки клиенту.
- Организовали "Реестр договоров" для автоматического сохранения и привязки файлов к контактам и компаниям.
- Оптимизировали шаблоны коммерческих предложений и договоров.
- Формирование заявки в смарт-процесс для разработки дизайна.
- Автоматический переход сделки на этап завершения разработки дизайна.
- Формирование заявки на производство.
- Автоматический переход сделки по воронке после выполнения задач отдела производства
- Улучшение работы менеджеров:
- Настроили автоматические уведомления и постановку задач для менеджеров.
- Ввели корпоративный чат и видеозвонки, научили сотрудников работать с задачами в Битрикс24.
- Обучили руководителей сохранять инструкции для подчиненных в базе знаний.
- Автоматизация процессов:
- Организовали автоматическую постановку задач на проведение брифинга, формирование договоров и коммуникацию с клиентами.
- Настроили автоматическое формирование и отправку коммерческих предложений.
- Настроили уведомления руководителю в случае невыполнения задач менеджерами.
- Автоматизировали заключение договоров после согласования коммерческого предложения и их сохранение в "Реестре договоров".
- Обучение сотрудников:
- Записали цикл обучающих роликов по работе с заданиями, лидами и базовое знакомство с CRM системой Битрикс24.
- Контроль и аналитика:
- Настроили систему для отслеживания всех этапов работы по заказам.
- Реализовали сбор и анализ данных для повышения эффективности работы отделов.
Результат
Внедрение CRM-системы Битрикс24 позволило значительно улучшить организацию работы рекламного агентства, автоматизировать ключевые процессы и создать прозрачную систему управления заказами и документооборотом. В результате:
- Трудозатраты сократились на 40%.
- Количество пропущенных звонков уменьшилось на 80%.
- Процент успешных сделок увеличился на 30%.
- Общая эффективность работы отдела продаж повысилась на 50%.