Автоматизация воронки найма сотрудников в CRM Б24

Наша команда разработчиков создала удобный продукт - воронку найма, а HR-специалист Алена охотно поделилась подробностями. 

— Алена, расскажи, как работает новая воронка?

Основная цель – это подсчет метрик для качественного закрытия вакансий. Работает это так: из количества заявок рассчитывается конверсия; далее я определяюсь с количеством одобренных мной кандидатов, то есть, тех, кто прошел первую стадию отбора по резюме и соответствию нашей заявке. И третья фаза – отбор тех, кто прошел наши собеседования. И из них мы уже считаем, сколько офферов было отправлено, и сколько кандидатов получили отказ. 

Такая работа показывает, насколько четко работает каждый этап отбора, либо на какой из ступеней что-то идет не так.

Раньше приходилось считать вручную, и это занимало значительную часть времени. Многое проходило “по наитию”, работало примерно так: “Кажется, что-то не так с вакансией, давайте поменяем”, – мы не ориентировались на цифры. Сейчас же есть статистика. 

— Расскажи подробнее об автоматизации.

Автоматизация помогла убрать рутину. Например, приглашение на собеседование сейчас выглядит так: я заранее забиваю дату, а кандидат получает автоматическое сообщение о запланированной встрече. В этом же сообщении идут ссылки на ресурсы нашей компании: сайт, страничка ВК и Телеграм-канал, поскольку мы заинтересованы в том, чтобы кандидат ознакомился заранее с тем, чем компания занимается. 

После перевода кандидата на следующий этап – “на рассмотрении” – он получает сообщение от робота с предложением пройти опрос. 

— Как проходила работа над проектом? С чего начинали?

Работа была непростой, но интересной. Ребята из команды столкнулись с задачами, которые были для них в новинку и требовали глубокого погружения. Начали с того, что я составила ТЗ, расписала этапы прохождения кандидатом собеседования, представила то, как я это вижу. Изначально моей целью было только добавление воронки, но ребята уже в ходе работы подсказали мне, что можно добавить автоматические сообщения, формы, ссылки, шаблоны писем. 

Вся работа заняла около месяца. Каждую неделю CRM-отдел показывал, что сделано и комментировали, на каком этапе они сейчас. Приятно, что про мою задачу не забывали, постоянно держали в курсе. Кстати, в дальнейшем программа будет настолько доработана, что даже отказы будут отсылаться автоматическим письмом. 

— То есть, компания сообщает кандидатам об отказах? 

Да, я стараюсь ответить каждому, кто проходил собеседование. В программе есть список соискателей, и по каждому из них ведется статистика: либо отправление на следующий этап, либо получение письма с отказом. 

— Были ли моменты, когда в работе что-то шло не по плану?

Да. Например, была ситуация, когда кандидату несколько раз отправлялось одно и то же сообщение. Но я это вовремя заметила и вручную удалила повторное сообщение. И еще было, когда кандидат не получал автоматическое сообщение после перехода с этапа на этап, но я сразу сообщила об этом Семену и он это исправил. 

— Как считаешь, какие улучшения уже можно отметить благодаря новой воронке?

Один из основных плюсов, лично для меня, – это то, что взаимодействия с кандидатом теперь ведутся через корпоративный чат в WhatsAPp, а не с моего личного номера, как раньше. Также, разумеется, это сокращение времени, поскольку я перестала набирать сообщения вручную и этим снизила риск совершения ошибки. 

— А что с показателями? Они изменились?

Конечно. Сейчас благодаря метрикам я могу видеть, сколько откликов набирает вакансия. И если их мало, это значит, что нужно что-то менять или в описании позиции, или в зарплатной вилке. 

— Как думаешь, кому была бы интересна эта программа?

Я хочу, чтобы те, кто прочитает эту статью - руководители компаний, HR-специалисты, начальники отделов - заинтересовались функцией настройки воронки найма, а также были заинтересованы во внедрении ее у себя. Я бы хотела донести важность составления статистики по вакансии, а также важность прохождения этапов одного за другим. 

Отмечу, что можно использовать не весь функционал воронки, например, отключить автоматические сообщения и пользоваться только статистикой или распределением этапов. 

— Как бы ты оценила работу ребят из CRM-отдела в рамках этого проекта?

Я бы оценила очень высоко, так как ребята не только полностью выполнили то, что я просила, но они и сами были в этом заинтересованы настолько, что предлагали свои идеи, о которых я даже не задумывалась. При этом, ребята хотели больше автоматизировать все процессы, но в итоге мы решили не уходить к полностью машинным рассылкам ответов или тестовых заданий, поскольку любой соискатель все же ценит общение с живым HR-ом, а не с роботом. Шансы на ответ повышаются, когда тебе пишет живой человек. 

Лиза (интегратор CRM) занималась, в основном, технической частью, а Семен (Менеджер проектов CRM)  общей организацией работы, постановкой четких задач и мотивацией. Лиза впечатлила быстрым пониманием ситуации; складывалось ощущение, что она понимает, что нужно сделать еще до того, как ей ставилась задача. А Семен был максимально заинтересован в успехе задачи. Они постоянно были на связи, укладывались в сроки. Это была отличная коллективная работа.

От WEB-AiM:

Наша команда заинтересована в том, чтобы удобные программы и интерфейсы были как у заказчиков, так и у сотрудников внутри нашей компании. Если возникают идеи по улучшению производительности, то мы всегда стараемся ее внедрять. 

Благодаря общей работе – опыту HR, опыту представителей CRM-отдела и технического специалиста – мы смогли создать такой крутой продукт. 

Когда процесс найма становится понятным и предсказуемым, от этого выигрывают все: и HR, и бизнес, и кандидаты. Наша новая воронка уже помогает избавиться от рутины при помощи автоматизации, видеть “узкие” места в отборе и выстраивать работу осознанно, а не “по ощущениям”. 

Если вы хотите такую же - дайте знать. Внедрим, настроим, поможем разобраться, адаптируем под ваши задачи. Такие рабочие инструменты должны быть у каждого, кому важна грамотная и пошаговая работа.