Интеграция Контур.Эльба с Б24

Мы, компания WEB-AIM, разрабатываем проекты, помогающие бизнесу наших клиентов становиться более цифровыми и умными. Но и о своей организации мы также не забываем. :-)

Бизнесам в России вне зависимости от формы регистрации (ИП или ООО) нужно вести бухгалтерию – формировать счета, делать и подписывать акты. Мне всегда казалось, что вся эта работа с бумажками нудная, и ее стоит автоматизировать. 

Оглядываясь почти на 15 лет назад (когда WEB-AiM только появился), я, будучи только начинающим ИП-шником, довольно сильно напрягся – ведь мне нужно было не только проекты для клиентов делать, но и бухгалтерией заниматься или нанимать отдельного специалиста для этого.

Уже тогда я сильно верил в то, что делать счета и акты + сдавать отчетность в налоговую мне по силам. И еще верил в то, что вместо всесильного и вездесущего 1С есть более простые продукты, которые могут снять с меня если и не всю, то большую часть головной боли.

После недолгих поисков я нашел Контур.Эльбу. Это сервис, позволяющий и первичную документацию для клиентов делать и отчетность о компании и сотрудниках сдавать в автоматическом режиме. Круто же?!

Пока я работал сам и у меня было совсем немного клиентов, я не парился по поводу дальнейшей автоматизации. Делал счета в Эльбе, акты делал там же, сам ездил к клиентам для того, чтобы они поставили “мокрую” печать на актах. После этого я просто отмечал в Эльбе, что документ подписан. Поступающие на мой счет деньги Эльба видела – внутри самого сервиса есть возможность интеграции с банком. 

Чуть позже появилась и распространилась возможность подписывать документы электронной подписью. 
В качестве сервиса мы выбрали Контур.Диадок, поскольку он автоматически дружил с Эльбой, и это было удобно: создал документ в Эльбе, нажатием одной кнопки подписал его, а Диадок отправил его клиенту. Когда клиент подписал документ, Эльба автоматом увидела это и проставила статус у себя.

Но на тот момент ни одного готового и стабильно работающего модуля  синхронизации Эльба <–> Битрикс24 не существовало. У Эльбы не было даже открытого API. По этому workflow наших менеджеров выглядел так:

На стороне Б24 информация об оплате нужна для того, чтобы сделки от sales-менеджеров корректно передавались проектным менеджерам сразу же после того, как клиент начал по ней платить. Чем быстрее мы увидели оплату, тем быстрее начали работу.
Иногда, если sales-менеджер забыл проверить оплаченность того или иного счета, сделка могла долго валяться в стадии “Ждем оплату”. 

По актам – та же история. Нам нужно закрывать сделки и контролировать подписание акта по каждой. За эту часть отвечают или проектные менеджеры, или аккаунт-менеджеры, или sales-менеджеры в зависимости от типа сделки. 

Для того, чтобы исключить элементарную забывчивость, в сделках есть обязательное поле “дата подписания акта”, без заполнения которого сделка не завершится, и ответственный за это сотрудник не может учесть такой контракт при расчете зарплаты или отчитаться перед руководителем о завершении работы.

Казалось бы, пора нанимать бухгалтера и на него скидывать все эти действия? Но отдельный бухгалтер – это и дополнительные деньги и, что сильно более критично, – дополнительные бизнес-процессы, замедляющие работу компании. К тому же, как мы видим по нашим клиентам, бухгалтера периодически косячат – человеческий фактор тоже никто не отменял.
А еще, в какой-то момент мы решили стать аккредитованной ИТ-компанией и зарегистрировали ООО. 

То есть, у нас уже было две компании, и клиенты работали по-разному: кто-то с ИП, а кто-то с ООО. Это добавило ошибок и при выставлении счетов/актов, и при их проверке.
Возникла идея максимально все автоматизировать, чтобы и времени на бумажки тратилось меньше, и чтобы человеческий фактор практически не влиял на работу WEB-AiM. Начали, по закону Парето, с самого “жирного” в плане количества человеческих действий куска – с выставления счетов.

На стороне CRM Битрикс24 счета создаются довольно просто, и этот процесс уже был автоматизирован. 
Если к сделке привязаны товары, то счет будет создан по нажатию одной кнопки. Все данные для него CRM сама вытащит из сделки – сама поймет, от какой организации мы работаем с клиентом (ИП или ООО), возьмет реквизиты клиента, перечень товаров, цены, скидки и сформирует счет: 

Однако, отслеживать оплаченность этого счета должна Эльба. Соответственно, счет нужно корректно передать туда. Как я уже говорил ранее, на момент, когда мы только начинали заниматься этой автоматизацией, у Эльбы не было открытого API, но после долгих переговоров с поддержкой, нас включили список “тестировщиков” и дали доступ.

В начале 2025 года Эльба обновила api  и сделала его доступным для всех: 

Скромно надеемся, что специалисты WEB-AiM внесли свою лепту в его создание и обновление, поскольку пару лет долбали поддержку запросами по тем функция, которые были нам необходимы :-) 

Используя этот api, мы сделали свой модуль для передачи счетов и отслеживания их оплаты.

Что умеет наш модуль интеграции Б24-Контур.Эльба: 

• он понимает, от какой нашей организации сделан документ (ИП или ООО) и автоматически отправляет именно на ту, которую надо; 
• если у нас в Эльбе не был заведен контрагент, на которого мы хотим выставить счет, то этот контрагент будет создан автоматически; 
• передает данные об оплате, причем корректные – если по счету только часть денег, то статус “оплачен частично”,  а если все деньги, то “оплачен полностью”;
• если счет был отменен на стороне Б24, то он отменяется и в Эльбе;
• создаваемые счета содержат все данные и о продавце, и о покупателе, а также полный перечень товаров, цены и скидки. Данные об НДС также передаются корректно.

Как это теперь работает у нас:

• Менеджер в сделке создает счет (нажатием одной кнопки).
• Битрикс24 автоматически передает этот счет в Эльбу.
• В некоторых воронках сделок CRM формирует ссылку на счет и сама отправляет ее клиенту посредством почты, Телеграма или WhatsApp. 
• После передачи сделка автоматически переходит в стадию “Ждем оплаты”.
• Как только счет оплачен, сделка в Б24 переходит на  стадию “Начал платить” или “Оплата получена” (зависит от того, полную оплату получили или частичную).

Сейчас единственным ручным действием менеджера является нажатие кнопки “создать счет”. Если хотите вспомнить, как было раньше, в начале статьи описана эта история.

Более наглядно - на видео:

 

Что получили в итоге? 
Самое главное – разгрузили менеджеров, забрав у них рутину и сэкономив уйму времени. Раньше на все процедуры менеджер тратил от 7 минут до получаса, особенно, если в счете было много позиций с разной ценой. Теперь он тратит 10 секунд – нажал кнопку, увидел, что автоматика отработала, а счет и сделка поменяли статус.

Для полного понимания прилагаю краткий, но показательный расчет. 

Наша не очень большая компания за 2024 год отправила, в среднем, около 40 счетов.

А теперь сравните:
Без автоматизации в 1 месяц мы тратили 15*40/60=10 часов (15 - примерное среднее время на 1 документ, 40 счетов)
После автоматизации стали тратить 0,17*40/60=0,113 часа, то есть 7 минут!

А если взять по году, то без автоматизации менеджеры бы потратили бы 120 часов просто на возню с бумажками вместо того, чтобы заниматься своей работой! 120 часов при 8-ми часовом рабочем дне – это 15 дней, то есть ¾ всех рабочих дней месяца.

Но это не единственная важная вещь. Как говорил Батырев в “Татуировках менеджера”: ”Невыставленный счет не может быть оплачен”. Из-за того, что менеджеры иногда делали счета некорректно и из-за того, что, запариваясь с созданием, просто забывали отправить счет клиенту, компания теряла деньги – клиент не получал счет, мы не запускали работы без оплаты. Весь цикл замедлялся. С автоматизацией этого больше не происходит.

С актами все работает очень похоже: акты создаются на стороне CRM и отправляются в Эльбу с привязкой к нужному контрагенту.
API Эльбы пока не умеет передавать информацию о том, что акт был подписан и мы используем немного другое решение, о котором я расскажу в следующих статьях.

Кстати, для нескольких наших клиентов мы делали подобную интеграцию, но не с Эльбой, а с 1С (и УТ и Бухгалтерией).

 А еще, для затравки, скажу, что мы сделали модуль интеграции Битрикс24 и сервиса ФинТабло (сервис для финансового учета). Про него тоже расскажу.

Мы в WEB-AiM очень любим делать полезные автоматизации для бизнеса. Нам нравится, когда мы видим сколько денег и времени мы помогли сэкономить или заработать нашим клиентам.

Если у вас есть желание сделать ваш бизнес немного умнее, если вы хотите автоматизировать рутину, приходите! Мы всегда с радостью делимся и идеями и своей экспертизой.