Как выбрать CRM-систему: облако или коробка

Когда вы наконец-то решили, что вам все таки нужна CRM. Возникает наша “любимая” проблема выбора, оказывается:

1. CRM далеко не одна
2. Они бывают коробочной версии и облачной версии
3. А еще у них есть разные тарифы с разными возможностями

В этой статье мы постараемся разобраться какую версию CRM выбрать “Коробочную” или “Облачную” на примере CRM Битрикс24.

Здесь я постараюсь дать, хоть и крупными мазками, и все таки чек-лист, которым можно будет пользоваться.

Сначала определимся с терминологией

“Облачный сервис Битрикс24” это онлайн-сервис, который находится на сервере Вендора. При оплате облачной версии пользователю предоставляется доступ к ней через браузер или мобильное приложение.

Представьте себе элитный коттеджный поселок (CRM Б24). Все коттеджи здесь одинаковые, как под копирку, и все они сдаются в аренду.

В этих коттеджах много комнат (сущностей: сделки, лиды, компании, контакты…), определенной квадратуры, с одинаковым набором мебели (элементов: кнопки, поля для заполнения…) и даже списком того, что ты с этой мебелью можешь делать (функционал). Например в спальне кровать можно передвинуть к окну или ближе к двери, на кровати можно лежать, можно сидеть, а вот прыгать нельзя.

Более того, любезный арендатор позволяет поменять обои (т.е. изменить цветовой фон) и даже двигать мебель куда хочется (перемещать элементы), правда только в рамках одной комнаты. Если мебель лишняя, то выкинуть ее нельзя, но можно спрятать, т.е. она останется в этой же комнате, но для вас она будет незаметна

У арендатора есть свои условия, например: если вам нужна какая-то другая мебель, со своим особым функционалом не предусмотренная в стандартном варианте (например часы показывающие ваше время ходьбы из комнаты в комнату), то приобрести ее вы сможете только в одном магазине, который, кстати говоря, принадлежит арендатору, но включает в себя продукцию разных компаний, сертифицированных арендатором. И конечно же приобретенную мебель вы по инструкции заносите, ставите в определенную комнату (в другие нельзя) и используете, только так как определил производитель.

И помните что весь этот сервис вы взяли в аренду. Пока вы платите - пользуетесь, как только перестали - становится доступен только бесплатный функционал (можно встречаться с друзьями в холле и пользоваться санузлом).

“Коробочная версия” это копия облачной версии которую вы приобретаете в собственность. Она покупается “под ключ” и устанавливается на сервер. Если установить на собственный сервер то CRM сможет работать без интернета. Если сервер арендованный, то как и в “облачной версии” работа будет возможна только при наличии интернета.

Иными словами вы приобрели этот коттедж в максимальной комплектации в собственность и разместили ее на собственном или арендованном участке. И теперь правила арендатора вам соблюдать необязательно. И при большом желании вы можете перемещать мебель в другие комнаты, можете их даже перестраивать, сносить и строить новые.

Далее:

• Схема принятия решений
• Детализированная расшифровка схемы

Схема принятия решений

Теперь подробнее про каждый пункт

Стоимость внедрения коробки

Затраты:

• Аренда сервера на год
• Развертывание CRM на сервере
• Покупка домена на год
• Покупка на год и установка SSL-сертификата
• Стоимость лицензии в зависимости от количества пользователей

Итого: от 125 000 р.

Облако

Достаточно зарегистрироваться на портале, и оплатить тариф

Вывод:

Внедрение облака выглядит проще. Однако в коробочной версии все работы за вас сделает специалист, и здесь вопрос скорее в расходах, чем нежели в сложности реализации.

И еще коробочная версия начинает окупаться уже со второго года использования, подробнее в статье.

Кроме того для полноценного использования CRM (и облачной и коробочной версии), понадобится настроить ее функционал, но об этом я расскажу в конце статьи.

Хранение данных и безопасность

Пример стоимости объема хранилища:

Вывод:

Битриксу вполне можно доверить хранение ваших данных.

Ну а если отдел безопасности вашей компании не доверяет никому и ему предельно важно, чтобы данные хранились на серверах вашей компании, то выбор очевиден – выбирайте коробку и тариф в зависимости от количества пользователей. Преимущество по объему хранения здесь за коробкой. Т.к. можно увеличивать объем хранилища с шагом всего 10 Гб, минимально увеличивая бюджет и не покупая при этом функционал который тебе не нужен как в “облачной версии”.

Если хранение данных для вас не принципиально то, чтобы принять окончательное решение, нужно понять, понадобиться ли вам доработки системы или хватит стандартного функционала.

В идеале здесь обратиться к специалистам в этой области (например к нам). После выяснения всех нюансов, вам помогут с выбором.

Доработки

В “коттедже «Битрикс24»”, “комнаты” объединяются в группы под названием:

• CRM - подключение каналов коммуникации (мессенджеры, телефония, письма…), инструменты продаж (воронка продаж, лиды, сделки, товары, интеграции со складской системой…), автоматизация процессов, инструменты маркетинга
• Компания - живая лента, чат, календарь, структура компании и т.д.
• Задачи и проекты - роли, делегирование, счетчики, чек листы и т.д.
• Конструктор сайтов

Да, Битрикс24 старается удовлетворить потребности и руководителей, и отделы продаж, и бухгалтерию, и отдел кадров и всех остальных.

С одной стороны такое разнообразие инструментов в Битрикс24 закрывает большинство потребностей бизнеса. Но с другой стороны большое количество неиспользуемых инструментов усложняет навигацию. И чтобы данной системой было удобно пользоваться, ее очень важно правильно настроить, под особенности вашего бизнеса.

Тогда у каждого отдела, а если надо то и сотрудника, были только те инструменты, которыми они будут пользоваться.

Облако

Облачная версия это “арендованный коттедж с правилами арендатора” где вы сможете настроить под себя стадии сделок или лидов, поменять поля в карточках, создать триггеры, настроить роботов и т.д.

Но вы не сможете создать в ней, что то новое, например не получится изменить существующие интерфейсы (добавление/удаление/изменение кнопок, разделов,отображение данных…).

При этом получить больше возможностей в облачной версии можно при помощи приложений (покупка мебели, о которой говорилось в начале статьи)

Приложения для облачной версии на Маркет-Б24.

Приложения для коробочной версии на Маркетплейс.1СБитрикс.

Если для решения вашей задачи там ничего не нашлось (например вы хотите внедрить особую геймификацию для сотрудников), то нужно найти компанию, которая сможет сделать приложение (для облака или коробки) отвечающим вашим запросам (например нас).

Чтобы лучше понять, когда все таки необходимы доработки, ниже я опишу примеры таких доработок.

Коробка

В коробке дорабатывать можно все, так как есть доступ к коду программы.

Другое дело, что вносить изменения нужно осторожно и с соблюдением всех правил. Делайте это всегда руками опытных специалистов, которые не станут трогать ядро и редактировать стандартные компоненты без очень и очень веских на это причин.

Какими доработками обычно занимаемся мы:

Можно убрать визуал и написать чуть более подробно.

Например:

• Меняем существующие интерфейсы и делаем дизайн в корпоративном стиле:
• На основании правил вашего брендбука мы:
• Добавим ваш логотип или фирменный блок;
• Изменим цветовую палитру, шрифты;
• Добавим фирменные узоры или текстуры;
• Все изменения будем делать в соответствии с модульными сетками, которые указаны в вашем брендбуке, что позволит обеспечить одинаковую верстку всех материалов







• Нестандартные отчеты (например вам понадобится связать себестоимость товара из 1С и стоимость Сделки);




• Новые статусы и кнопки в задачах;




• Новые сущности и разделы.
  • Может вам нужно привязать результаты проведенной планерки к конкретной сделке, с указанием задания сотруднику);

  
  

  • А может нужно сделать выгрузку информации по условиям доставки и комментарий по сделке в 1С;
• Упрощение интерфейса.
  • Например, вам нужно, чтобы значение поля “а” менялось при выборе данных в поле “b”. А при вводе значения в поле “c” происходил автоматический расчет значений в поле “e”. При этом стадии сделки соответствовали процентам прохождении сделки (10%, 20%,... 100%)
• Расчет зарплат, в зависимости от показателей сотрудников;
• Автоматическую и ручную отправку заявок на кредиты в банк;

В данной номинации выигрывает коробка.

А если серьезно, то:

• если вам нужна CRM в вашем корпоративном стиле - только коробка;
• если нужны нестандартные отчеты - только коробка (стандартные отчеты по ссылке);
• если вам нужно упрощение или доработки интерфейса (добавление/удаление/изменение кнопок, разделов,отображение данных…) - коробка;
• если необходимо расширить инструменты администрирования, генерации данных и т.д. - коробка

Ну а чтобы быть уверенным при принятии решения проконсультируйтесь с нами.

Если вы решили, что доработки CRM вам не требуются, то дальше вам нужно понять понадобится ли объединять CRM с другими системами и если нужно, то хватит ли для этого стандартного облачного функционала.

Интеграция со сторонними сервисами (1С, маркетплейсы, доставка, оплата и т.д.)

Я не опишу здесь всего, что касается интеграций, ибо это очень большая тема. Но обозначу, когда нужно смотреть в сторону коробки.

Чтобы объединить две разные системы (например: Битрикс24 и СДЭК) используется модуль или приложение. Благодаря им две системы словно через мост передают данные друг другу.

Чтобы понять справиться ли с вашей задачей облачная Б24, нужно:

1. Зайти на Маркет-Битрикс24
2. Найти нужное приложение, если он есть. Например интеграция со СДЭК
3. В описании к приложению можно посмотреть его возможности.

Если при помощи этого приложения можно решить поставленные задачи, значит все в порядке.

Если нет, то рекомендую обратиться к разработчику (можно к нам) и узнать возможно ли сделать приложение для облака, которое будет соответствовать всем требованиям.

И напоследок чуток про внедрение CRM, ну и выводы

Настройка функционала

После установки, CRM нужно настроить для удобного использования:

• подготовить поля в карточках Лиды, сделки, контакты, компании;
• настроить общий вид карточки лида, сделки;
• настроить воронки в лидах и сделках, обязательные поля для перевода карточки в следующую стадию;
• Настроить роботы и триггеры для автоматизации работы менеджера в лидах и сделках;
• автоматизировать формирование документов: договоры, счета, акты, КП и прочие;
• подключить к CRM внешние источники для сбора откликов и заявок: почта, веб-формы, виджет чата, мессенджеры и форма заказа обратного звонка и т.д.;
• подключить IP телефонию;
• настроить необходимые отчеты;
• создать и настроить роли CRM;
• и т.д.

С подробными возможностями облака Б24 в зависимости от тарифа вы можете ознакомиться здесь. Коробка по функционалу (без доработок) аналогична тарифу “Профессиональный”

Выводы

Обычно все говорят следующее: “Облако — для “маленьких”, “коробка” — для “больших”. Остальные могут выбрать сами”

Но на деле всегда есть нюансы.

Однако если все упростить и если схема приведенная выше кажется сложной то:

Если:

• Если в ваш бюджет не заложено полномасштабное внедрение;
• Продуктом будут пользоваться меньше 10 человек;
• Хотите пока только протестировать новый инструмент

используйте БЕСПЛАТНУЮ облачную версию, определяйтесь с планами. Зарегистрироваться можно по ссылке https://www.bitrix24.ru/create.php?p=908435

Если:

• вы понимаете, что система CRM нужна компании и понимаете как ее будете использовать;

используйте тариф Базовый или Стандарт (облачная версия), добивайтесь успеха на “малом” внедрении.

Если:

• вы уже опробовали облачную версию Битрикса24, вам понравилось;
• в компании есть серьезные информационные системы (1С: ЗУП, Microsoft Exchange, Outlook);
• у вас больше 10 сотрудников;
• у вас большие планы: бизнес-процессы и автоматизация;

еще раз смотрим схему

.

Ссылки:

Статья “Как сэкономить на покупке лицензии Битрикс24”

Выбрать тариф облачного Б24

Купить коробку Б24