О проекте
Группа «ИНПРОМ ЭСТЕЙТ» ведет свою деятельность с 2006 года, специализируется в сфере BTS-девелопмента, инвестирует средства в объекты качественной коммерческой недвижимости в регионах России и управляет ими. Головной офис Группы расположен в г. Таганроге.
Запрос клиента
В компании клиента есть разные филиалы и отделы сотрудников. Поэтому было необходимо настроить корпоративный портал Битрикс24, где все рабочие процессы, связанные с документооборотом, согласованием и коммуникацией с клиентами производилась в одном месте.
Сотрудники вели задачи, организовывали рабочий график, а также оформляли отпускные и больничные листы в общей системе.
Основной болью клиента была сложная и развернутая система документооборота. Необходимо было настроить быстрое автоматическое формирование документов на основании большого количества условий и параметров.
Компания ранее уже пыталась внедрить CRM систему Битрикс24, но без результатов. Менеджеры не хотели работать в Битрикс, логика не была организована, автоматическая генерация документов не отвечала требованиям.
Так же отдельно требовалось организовать хранение документов и процесс закупок.
Большинство этих потребностей закрывал базовый функционал Битрикс24 и настройка бизнес процессов.
В результате реализации проекта, была пересмотрена логика работы с заказами и обращениями, автоматизирована работа менеджеров связанная с формированием договоров.
Процесс внедрения и результаты
В процессе предпроектной подготовки мы выяснили, что вся работа с клиентами велась в блокнотах и в файлах xls
Документы, а в частности договора и доп соглашения формировались вручную.
Процесс Закупок проходил по почте, что лишало возможности отследить полную историю согласований и поручений.
В конечном итоге такой формат работы с договорами и поступающими заявками привел к неудобствам в работе и отсутствию как такового системного подхода в компании.
После обсуждения плана с руководителями филиалов и директорами компании, а также проведении предпроектного исследования бизнес-процессов, мы приступили к настройке CRM Битрикс24.
Структура компании и распределение лидов
В первую очередь мы настроили структуру компании и логику обработки Лидов в CRM.
Далее по регламенту настроили автоматическую установку названий лидов в соответствии с параметрами.
Автоматизация формирования договоров и доп соглашений на стадиях воронок сделок
Настроили и загрузили в CRM шаблоны документов, чтобы сотрудники получали готовый документ с уже загруженной информацией о контрагенте на необходимом этапе воронки сделок.
Настроили логику автоматизации, учитывающую множество факторов работы с заказом, чтобы сотрудники за минимальный срок получали необходимый вид и наполнение документа.
Как результат работы бизнес процесса получаем готовый документ, готовый к отправке клиенту по почте или ссылкой.
Бизнес процесс настроен на стадии воронки и имеет сложную структуру с множеством условий, зависящих от сроков предоставления услуги и запроса клиента
Роботы в воронках
Настроены роботы в воронках, а так же автоматическая постановка дел и задач.
Реестр договоров
После описанного выше бизнес процесса для формирования документов, созданный и готовый договор/доп соглашение загружается в отдельный настроенный реестр, где хранится вся информация по необходимому документу
Сотрудники могут оперативно посмотреть историю работы с документами и сделку к которой он относится
Процесс Закупок
Настроен отдельный смарт процесс чтобы сотрудники отдела логистики и закупок могли системно вести заявки и отслеживать статус согласования КП
Процесс позволяет наглядно отслеживать весь ход заявки от этапа черновика до финализации закупки
Итоги и результаты
В данном проекте мы постарались максимально упростить работу менеджеров с большим количеством заявок, сделок и документов.
Настройка системы была нацелена на систематизацию и скорость работы CRM. Процессы клиента были оптимизированы и адаптированы под логику Битрикс24.
Так же добавили в воронки сделок и лидов роботов, что позволило менеджерам быстро переходить к нужному действию и вести весь процесс продажи в CRM.
Менеджеры клиента успешно прошли обучение по знакомству с системой, проект запущен, клиент активно использует весь функционал настроенной CRM системы.