Лендинг
1. Определиться с темой, датой, местом;
2. Кнопки-призывы – через 1 блок;
3. Проработать сетку мероприятия;
7. Проработать тесты под мероприятие;
8. Подготовить форму обратной связи: настроить поля, сообщения после регистрации, ссылку, куда попадают после регистрации, “Памятка участника семинара”.
Поиск спикеров
- Спикеры похожих мероприятий (Битриксовые мероприятия, форумы по рекламе и т.д.);
- Спикеры на Все.Тренинги (желательно с видео);
- Познакомить спикеров с “Правилами Битрикс”;
- Согласовать тезисы и время выступлений;
- За неделю до мероприятия получить презентацию, согласовать.
Поиск партнеров
- Подготовка презентации, предложения с разными пакетами;
- Для типографий: сначала просчитываем стоимость, потом предлагаем партнерство;
- Поиск партнеров;
- Поиск инфопартнеров (сайты и соцсети);
- Поиск спонсоров (кофе-брейк, интерактивы с аудиторией – фотобудка, окулус и т.п.).
Поиск зала
- Выбор места проведения;
- Договор;
- Необходимое оборудование.
Настройка таргетированной рекламы
- Начинать рекламу за месяц до мероприятия;
- Определиться с площадками: ВКонтакте, Facebook, Instagram;
- Подготовить объявления: текст, картинки, призыв;
- Эффективные объявления масштабировать, неэффективные отключить.
О том, как мы продвигали мероприятие, читайте здесь.
Подготовка сообщества, аккаунта
- Общие посты;
- Пост-программа;
- Посты о спикерах;
- Посты о спонсорах;
- Посты о партнерах;
- Полезные посты.
Рассылка
- Подготовить шаблоны:
- информационная рассылка;
- партнерам, инфопартнерам;
- разные письма;
- участникам;
- по базе прошлых мероприятий.
- Проставить UTM-метки в каждой рассылке (на кнопках);
- Всегда отправляем сначала тестовое письмо;
- Если нужна, повторная рассылка через неделю;
- Один раз в день вносить зарегистрировавшихся;
- Рассылка-напоминание за 3 дня до мероприятия.
Разместиться на информационных порталах
- ГородЗовет;
- Все Тренинги;
- Таймпад.
Перед мероприятием (3-4 дня до)
1. Подготовить материалы для рассылки после мероприятия:
- презентации спикеров;
- фотографии;
- приглашения на новое мини-мероприятие;
Должно быть 3 письма.
2. Позаботиться о парковочных местах:
- собрать номера машин с аудитории (с помощью рассылки и гугл-формы);
- предоставить данные на парковку за день до мероприятия;
- рассылка “Как добраться на парковку”.
3. Обзвон зарегистрировавшихся:
- отмечаем будут, не будут;
- по количеству тех, кто будет, заказываем кофе-брейк (если такой планируется).
4. Подготовка видео/музыкального сопровождения:
- музычка;
- наше видео;
- видео о битриксе;
- видео партнеров.
Полиграфия
(должна быть по бартеру)
- Брендволл;
- Листовки;
- Бейджи;
- Листы в раздатке для “Оценки спикеров и мероприятия”;
- Блокноты (программа + памятки о каждом спикере);
- Грамоты (нужны, если печатный вариант, а не электронный);
- Папки или пакеты – идеальный вариант.
Наставления фотографу
Снимать:
- процесс регистрации,
- полный зал (полупустые места не снимаем!),
- спикеров,
- заинтересованных участников (задающих вопросы, пишущих и т.п.),
- участников и спикеров в одном кадре,
- участников у брендвола,
- немного организаторов :)
Подарки
- Конкурс “Отзыв с #мероприятия в инстаграме”:
- каждому участнику присваивается индивидуальный номер;
- в конце мероприятия рандомным путем определяется победитель.
- Заполненные листы с отзывами о спикерах и мероприятии собираются в пакет – по ним происходит розыгрыш подарков от партнеров.
Обязательные мелочи
- Указатели;
- Ручки;
- Водичка;
- Распечатать программу;
- Пустые листы;
- Распечатка тайминговых таблиц.
В день мероприятия
- У каждого своя сфера занятости;
- Проверить работу кликера и всей техники;
- Следить за таймингом;
- Следить за спикерами, чтобы прибыли в нужное время.
О том, как мы проводили конференцию “Бизнес24” читайте тут.