Инструкция "Запуск мероприятия"

Лендинг

1. Определиться с темой, датой, местом;

2. Кнопки-призывы – через 1 блок;

3. Проработать сетку мероприятия;

7. Проработать тесты под мероприятие;

8. Подготовить форму обратной связи: настроить поля,  сообщения после регистрации, ссылку, куда попадают после регистрации, “Памятка участника семинара”.

Поиск спикеров

• Спикеры похожих мероприятий (Битриксовые мероприятия, форумы по рекламе и т.д.);
• Спикеры на Все.Тренинги (желательно с видео);
• Познакомить спикеров с “Правилами Битрикс”;
• Согласовать тезисы и время выступлений;
• За неделю до мероприятия получить презентацию, согласовать.

Поиск партнеров

• Подготовка презентации, предложения с разными пакетами;
• Для типографий: сначала просчитываем стоимость, потом предлагаем партнерство;
• Поиск партнеров;
• Поиск инфопартнеров (сайты и соцсети);
• Поиск спонсоров (кофе-брейк, интерактивы с аудиторией – фотобудка, окулус и т.п.).

Поиск зала

• Выбор места проведения;
• Договор;
• Необходимое оборудование.

Настройка таргетированной рекламы

• Начинать рекламу за месяц до мероприятия;
• Определиться с площадками: ВКонтакте, Facebook, Instagram;
• Подготовить объявления: текст, картинки, призыв;
• Эффективные объявления масштабировать, неэффективные отключить.

О том, как мы продвигали мероприятие, читайте здесь.

Подготовка сообщества, аккаунта

• Общие посты;
• Пост-программа;
• Посты о спикерах;
• Посты о спонсорах;
• Посты о партнерах;
• Полезные посты.

Рассылка

• Подготовить шаблоны: 

1. информационная рассылка;
2. партнерам, инфопартнерам;
   
3. разные письма;
4. участникам;
   
5. по базе прошлых мероприятий.

• Проставить UTM-метки в каждой рассылке (на кнопках);
• Всегда отправляем сначала тестовое письмо;
• Если нужна, повторная рассылка через неделю;
• Один раз в день вносить зарегистрировавшихся;
• Рассылка-напоминание за 3 дня до мероприятия.

Разместиться на информационных порталах

• ГородЗовет;
• Все Тренинги;
• Таймпад.

Перед мероприятием (3-4 дня до)

1. Подготовить материалы для рассылки после мероприятия:

• презентации спикеров;
• фотографии;
• приглашения на новое мини-мероприятие;

Должно быть 3 письма.

 2.  Позаботиться о парковочных местах:

• собрать номера машин с аудитории (с помощью рассылки и гугл-формы);
• предоставить данные на парковку за день до мероприятия;
• рассылка “Как добраться на парковку”.

3. Обзвон зарегистрировавшихся:

• отмечаем будут, не будут;
• по количеству тех, кто будет, заказываем кофе-брейк (если такой планируется).

4. Подготовка видео/музыкального сопровождения:

• музычка;
• наше видео;
• видео о битриксе;
• видео партнеров.

Полиграфия

(должна быть по  бартеру)

• Брендволл;
• Листовки;
• Бейджи;
• Листы в раздатке для “Оценки спикеров и мероприятия”;
• Блокноты (программа + памятки о каждом спикере);
• Грамоты (нужны, если печатный вариант, а не электронный);
• Папки или пакеты – идеальный вариант.

Наставления фотографу

Снимать:

• процесс регистрации,
• полный зал (полупустые места не снимаем!),
• спикеров,
• заинтересованных участников (задающих вопросы, пишущих и т.п.),
• участников и спикеров в одном кадре,
• участников у брендвола,
• немного организаторов :)

Подарки

• Конкурс “Отзыв с #мероприятия в инстаграме”:

- нужно о нем рассказать в начале мероприятия, в перерывах напомнить;
- каждому участнику присваивается индивидуальный номер;
- в конце мероприятия рандомным путем определяется победитель.

• Заполненные листы с отзывами о спикерах и мероприятии собираются в пакет – по ним происходит розыгрыш подарков от партнеров.

Обязательные мелочи

• Указатели;
• Ручки;
• Водичка;
• Распечатать программу;
• Пустые листы;
• Распечатка тайминговых таблиц.

В день мероприятия

• У каждого своя сфера занятости;
• Проверить работу кликера и всей техники;
• Следить за таймингом;
• Следить за спикерами, чтобы прибыли в нужное время.

О том, как мы проводили конференцию “Бизнес24” читайте тут.

---