Как мы организовывали конференцию “Бизнес24”

Конференция это

1. Спикеры

• Поиск
• Согласование тезисов
• Согласование презентаций
• Анонсирование
• Трансфер/обед
• Полиграфия (бейджи, грамоты и т.п.)

2. Посадочная страница

• Блоки
• Валидация форм
• Адаптивность
• Дизайн
• Подтверждении регистрации
• Настройка целей
• Отслеживание конверсий

3. Партнеры

• Поиск
• Составление партнерского соглашения
• Анонсирование

4. Рекламные каналы

• Соц. сети, контекст, городские порталы, сайты о событиях
• Сегментация аудитории для составления уникального предложения
• Проставление UTM-ки для анализа, постановка цели

5. Фотографы и ведущий

• В идеале партнеримся
• Обговариваем условия партнерства, сроки сдачи фотографий
• Анонсирование

6. Площадка

• Вместительность зала
• Удобное месторасположение
• Транспортная развязка, парковочные места

7. Техника

• Наличие и работа всей необходимой техники
• Экран, проектор, флипчарт, WI-fi, микрофон, подиум, аудио-комплект
• Работа звукоинженера

8. Полиграфия, баннеры

• Ролл-ап, бренд-волл
• Листовки, визитки, блокноты, грамоты, бейджи, подарочные сертификаты
• Оформление стойки-регистрации, зоны нетворкинга

9. Кофе-брейк

• Чай, кофе
• Бутерброды, кексы, слойки, канапе
• Посадочные места на достаточное количество участников

10. Призы-подарки

• Подарки от партнеров
• Подарки от организаторов

Этапы

За месяц до мероприятия

Цель конференции – полезные доклады без воды и рекламы. Только полезная и применимая «здесь и сейчас» информация. Мероприятие бесплатное, поэтому и бюджет на хотелки-свистелки у нас был ограничен. Подбор спикеров – основная часть организации. Искали опытных тренеров с практическим опытом и наличием кейсов. Обратились к сайтам с тренингами, бизнес-событиями и аналогичными конференциями. Писали напрямую и через pr-службы.

Составили примерный текст для рассылки:

Приглашаем вас стать спикером конференции ____, которая пройдет _______в  Таганроге в _______”. У нас осталось два незакрытых слота для спикеров.

Нам интересны доклады практиков и бизнес-консультантов с темами по увеличению продаж, мотивации и подбору персонала, стратегии развития бизнеса.

Целевая аудитория мероприятия — собственники бизнеса, предприниматели, руководители отделов продаж, маркетологи. Примерное количество слушателей 60-80 человек. Участие в конференции для слушателей бесплатное.

Если вас заинтересует наше предложение, пожалуйста, свяжитесь с нами до ____.

Став спикером нашей конференции, вы узнаете о ______  и сможете расширить свой список деловых партнеров.

Из 40-50-ти отправленных предложений, откликнулись человек 10. Кому-то не подходили наши условия, кто-то не устраивал нас. Согласовывали тезисы выступлений и условия сотрудничества в течение двух недель. Договорились о сдаче готовых презентаций за неделю до мероприятия. Для 4 из 6 спикеров организовали трансфер, обед.

Параллельно занимались разработкой посадочной страницы и привлечением трафика.

Ставили цели, прогнозировали результаты и допустимые ценовые диапазоны (за клик, регистрацию). Программе мероприятия уделили особое внимание. Согласовывали последовательность выступлений со спикерами, оставляли время на вопросы и перерывы между докладами. Позаботились и о кофе-брейке.

Рассчитали обратную воронку регистраций, чтобы понять, сколько трафика необходимо нагнать для 100 регистраций. Рассчитали рекламный бюджет, учитывая, что на мероприятие доходят 40-50 % от количества зарегистрированных. Про настройку рекламы читайте здесь.

После первых регистраций создали excel для внесения информации об участниках. Для нас были важны блоки: имя, фамилия, должность, компания, e-mail, мобильный телефон и источник, из которого пришла регистрация (ставили UTM-ки для выявления эффективных площадок и конкретных объявлений).

Партнеров искали заранее. Проанализировали, каким организациям может быть интересно наше предложение, сегментировали по направлениям и для каждого собрали подходящее предложение. Заинтересованных в партнерстве было не так много, но мы начали с ними работу, договорились об условиях. Бесплатного фотографа найти было сложнее всего: один болеет, второй уезжает, третий и вовсе не работает бесплатно.

С местом проведения мы определились практически сразу – зал с достаточным количеством посадочных мест и аппаратурой в городе, где мы проводили конференцию, оказался один.

Не забыли и о полиграфии: подготовили блокноты, дипломы, благодарственные письма, сделали дизайн пресс-волла, заказали визитки для нетворкинга

За 3 дня до мероприятия

Разделили список зарегистрировавшихся, позвонили и напомнили о конференции.  Уточнили, не изменились ли планы, а ответы пометили в файле (необходимо для заказа кофе-брейка). По статистике, примерно 80% ответивших “да” при прозвоне доходят до мероприятия – мы это подтвердили. Сразу подготовили рассылку-напоминание и поставили на таймер: отправить за день до конференции. И пост-рассылку с презентациями и блоком для отзывов.

Кстати, планируемое количество регистраций мы набрали за несколько дней до дня Х, поэтому закрыли ее. Появились желающие, которые нам звонили и просили зарегистрировать – конечно, мы не отказали :)

За 2-3 дня до мероприятия распределили обязанности между сотрудниками. Выглядит табличка примерно так:

За день до мероприятия

Приехали на место проведения, чтобы подготовить и проверить всю технику и аппаратуру. Оформили зону регистрации и нетворкинга, ролл-апы и бренд волл как наши, так и партнерские. Накидываем музычку, все презентации и видео партнеров сохраняем в трех местах: компьютер, флешка, облако. Важно: не забыть о наличии указателей, чтобы участники не бродили по залам.

Фотографу и ведущему выдали заранее напутственные слова. Ведущему – четкую программу мероприятия, о чем говорить и чего точно не следует упоминать. Фотографу – какие моменты необходимо зафиксировать.

День Х

Собираемся на месте за час до начала регистрации, проверяем готовность по чек-листу. У каждого организатора должен быть бейдж, в идеале еще и футболка с фирменным логотипом. Мы пока ограничились бейджами (для спикеров и организаторов сделали разные).

Спикеры приезжают не менее чем за 40 минут до своего выступления (это нужно контролировать – заранее подготовьте файлик с их номерами), чтобы успеть подготовиться, получить последние рекомендации от организаторов. Чтобы участникам было интереснее – спикеры награждали оригинальные вопросы подарками от партнеров.

После регистрации участников, если необходимо, корректируем заказ на кофе-брейк. Лучше заказать больше на 20% к количеству пришедших, чтобы всем хватило. Но нам повезло, гости были культурные, канапешек хватило всем, даже мы перекусили :)

Не все прошло гладко – частично подвела техника. Звук был отличный, но контрастность экрана нас не устроила. За неделю до мероприятия мы проверяли меньший, но с хорошей контрастностью – попросили заменить на больший. А его получилось проверить только вечером перед мероприятием. Это оказался экран обратной проекции, к которому не подходил проектор.

Мы довольны проведением мероприятия, отзывы скажут за нас.