Размер шрифта
Цвет фона и шрифта
Изображения
Озвучивание текста
Обычная версия сайта
Создание и поддержка сайтов web-aim.ru
Готовое решение для создания
корпоративного сайта
8 800 201-07-68
8 800 201-07-68
Заказать звонок
E-mail
hello@web-aim.ru
Написать нам
Услуги
  • Сайт
    • Интернет-магазин с индивидуальным дизайном
    • Интернет-магазин на шаблоне
    • Корпоративный сайт на шаблоне
    • Корпоративный сайт с индивидуальным дизайном
    • Личный кабинет
  • Поддержка и развитие
    • Интеграция Битрикс24
    • Интеграция с 1С
    • Интеграция с МойСклад
    • Технология: композитный сайт
    • Техподдержка
  • CRM
    • Интернет-магазин + CRM
    • Коробочная версия Битрикс24.CRM
Портфолио
  • CRM
  • Интернет-магазин
  • Корпоративные сайты
  • Техподдержка
О нас
  • О Компании
  • Работа в WEB-AiM
  • Партнеры
  • Новости
  • Мероприятия
  • Сертификаты
  • Как мы работаем
  • Отзывы
  • Реквизиты
Блог
Контакты
Партнерская программа
8 800 201-07-68
8 800 201-07-68
Заказать звонок
E-mail
hello@web-aim.ru
Заказать звонок
Создание и поддержка сайтов web-aim.ru
Услуги
  • Сайт
    Сайт
    • Интернет-магазин с индивидуальным дизайном
    • Интернет-магазин на шаблоне
    • Корпоративный сайт на шаблоне
    • Корпоративный сайт с индивидуальным дизайном
    • Личный кабинет
  • Поддержка и развитие
    Поддержка и развитие
    • Интеграция Битрикс24
    • Интеграция с 1С
    • Интеграция с МойСклад
    • Технология: композитный сайт
    • Техподдержка
  • CRM
    CRM
    • Интернет-магазин + CRM
    • Коробочная версия Битрикс24.CRM
Портфолио
  • CRM
  • Интернет-магазин
  • Корпоративные сайты
  • Техподдержка
О нас
  • О Компании
  • Работа в WEB-AiM
  • Партнеры
  • Новости
  • Мероприятия
  • Сертификаты
  • Как мы работаем
  • Отзывы
  • Реквизиты
Блог
Контакты
Партнерская программа
Написать нам
    Создание и поддержка сайтов web-aim.ru
    Услуги
    • Сайт
      Сайт
      • Интернет-магазин с индивидуальным дизайном
      • Интернет-магазин на шаблоне
      • Корпоративный сайт на шаблоне
      • Корпоративный сайт с индивидуальным дизайном
      • Личный кабинет
    • Поддержка и развитие
      Поддержка и развитие
      • Интеграция Битрикс24
      • Интеграция с 1С
      • Интеграция с МойСклад
      • Технология: композитный сайт
      • Техподдержка
    • CRM
      CRM
      • Интернет-магазин + CRM
      • Коробочная версия Битрикс24.CRM
    Портфолио
    • CRM
    • Интернет-магазин
    • Корпоративные сайты
    • Техподдержка
    О нас
    • О Компании
    • Работа в WEB-AiM
    • Партнеры
    • Новости
    • Мероприятия
    • Сертификаты
    • Как мы работаем
    • Отзывы
    • Реквизиты
    Блог
    Контакты
    Партнерская программа
      8 800 201-07-68
      Заказать звонок
      E-mail
      hello@web-aim.ru
      Написать нам
      Создание и поддержка сайтов web-aim.ru
      Телефоны
      8 800 201-07-68
      Заказать звонок
      Создание и поддержка сайтов web-aim.ru
      • Услуги
        • Услуги
        • Сайт
          • Сайт
          • Интернет-магазин с индивидуальным дизайном
          • Интернет-магазин на шаблоне
          • Корпоративный сайт на шаблоне
          • Корпоративный сайт с индивидуальным дизайном
          • Личный кабинет
        • Поддержка и развитие
          • Поддержка и развитие
          • Интеграция Битрикс24
          • Интеграция с 1С
          • Интеграция с МойСклад
          • Технология: композитный сайт
          • Техподдержка
        • CRM
          • CRM
          • Интернет-магазин + CRM
          • Коробочная версия Битрикс24.CRM
      • Портфолио
        • Портфолио
        • CRM
        • Интернет-магазин
        • Корпоративные сайты
        • Техподдержка
      • О нас
        • О нас
        • О Компании
        • Работа в WEB-AiM
        • Партнеры
        • Новости
        • Мероприятия
        • Сертификаты
        • Как мы работаем
        • Отзывы
        • Реквизиты
      • Блог
      • Контакты
      • Партнерская программа
      Написать нам
      • 8 800 201-07-68
        • Телефоны
        • 8 800 201-07-68
        • Заказать звонок
      • hello@web-aim.ru

      Как мы организовывали конференцию “Бизнес24”

      Главная
      —
      Статьи
      —
      Маркетинг
      —Как мы организовывали конференцию “Бизнес24”
      Маркетинг
      23 апреля 2019

      Конференция это

      1. Спикеры

      • Поиск
      • Согласование тезисов
      • Согласование презентаций
      • Анонсирование
      • Трансфер/обед
      • Полиграфия (бейджи, грамоты и т.п.)

      2. Посадочная страница

      • Блоки
      • Валидация форм
      • Адаптивность
      • Дизайн
      • Подтверждении регистрации
      • Настройка целей
      • Отслеживание конверсий

      3. Партнеры

      • Поиск
      • Составление партнерского соглашения
      • Анонсирование

      4. Рекламные каналы

      • Соц. сети, контекст, городские порталы, сайты о событиях
      • Сегментация аудитории для составления уникального предложения
      • Проставление UTM-ки для анализа, постановка цели

      5. Фотографы и ведущий

      • В идеале партнеримся
      • Обговариваем условия партнерства, сроки сдачи фотографий
      • Анонсирование

      6. Площадка

      • Вместительность зала
      • Удобное месторасположение
      • Транспортная развязка, парковочные места

      7. Техника

      • Наличие и работа всей необходимой техники
      • Экран, проектор, флипчарт, WI-fi, микрофон, подиум, аудио-комплект
      • Работа звукоинженера

      8. Полиграфия, баннеры

      • Ролл-ап, бренд-волл
      • Листовки, визитки, блокноты, грамоты, бейджи, подарочные сертификаты
      • Оформление стойки-регистрации, зоны нетворкинга

      9. Кофе-брейк

      • Чай, кофе
      • Бутерброды, кексы, слойки, канапе
      • Посадочные места на достаточное количество участников

      10. Призы-подарки

      • Подарки от партнеров
      • Подарки от организаторов

      Этапы

      За месяц до мероприятия

      Цель конференции – полезные доклады без воды и рекламы. Только полезная и применимая «здесь и сейчас» информация. Мероприятие бесплатное, поэтому и бюджет на хотелки-свистелки у нас был ограничен. Подбор спикеров – основная часть организации. Искали опытных тренеров с практическим опытом и наличием кейсов. Обратились к сайтам с тренингами, бизнес-событиями и аналогичными конференциями. Писали напрямую и через pr-службы.

      Составили примерный текст для рассылки:

      Приглашаем вас стать спикером конференции ____, которая пройдет _______в  Таганроге в _______”. У нас осталось два незакрытых слота для спикеров.

      Нам интересны доклады практиков и бизнес-консультантов с темами по увеличению продаж, мотивации и подбору персонала, стратегии развития бизнеса.

      Целевая аудитория мероприятия — собственники бизнеса, предприниматели, руководители отделов продаж, маркетологи. Примерное количество слушателей 60-80 человек. Участие в конференции для слушателей бесплатное.

      Если вас заинтересует наше предложение, пожалуйста, свяжитесь с нами до ____.

      Став спикером нашей конференции, вы узнаете о ______  и сможете расширить свой список деловых партнеров.

      Из 40-50-ти отправленных предложений, откликнулись человек 10. Кому-то не подходили наши условия, кто-то не устраивал нас. Согласовывали тезисы выступлений и условия сотрудничества в течение двух недель. Договорились о сдаче готовых презентаций за неделю до мероприятия. Для 4 из 6 спикеров организовали трансфер, обед.

      Параллельно занимались разработкой посадочной страницы и привлечением трафика.

      Ставили цели, прогнозировали результаты и допустимые ценовые диапазоны (за клик, регистрацию). Программе мероприятия уделили особое внимание. Согласовывали последовательность выступлений со спикерами, оставляли время на вопросы и перерывы между докладами. Позаботились и о кофе-брейке.

      Рассчитали обратную воронку регистраций, чтобы понять, сколько трафика необходимо нагнать для 100 регистраций. Рассчитали рекламный бюджет, учитывая, что на мероприятие доходят 40-50 % от количества зарегистрированных. Про настройку рекламы читайте здесь.

      После первых регистраций создали excel для внесения информации об участниках. Для нас были важны блоки: имя, фамилия, должность, компания, e-mail, мобильный телефон и источник, из которого пришла регистрация (ставили UTM-ки для выявления эффективных площадок и конкретных объявлений).

      Партнеров искали заранее. Проанализировали, каким организациям может быть интересно наше предложение, сегментировали по направлениям и для каждого собрали подходящее предложение. Заинтересованных в партнерстве было не так много, но мы начали с ними работу, договорились об условиях. Бесплатного фотографа найти было сложнее всего: один болеет, второй уезжает, третий и вовсе не работает бесплатно.

      С местом проведения мы определились практически сразу – зал с достаточным количеством посадочных мест и аппаратурой в городе, где мы проводили конференцию, оказался один.

      Не забыли и о полиграфии: подготовили блокноты, дипломы, благодарственные письма, сделали дизайн пресс-волла, заказали визитки для нетворкинга

      За 3 дня до мероприятия

      Разделили список зарегистрировавшихся, позвонили и напомнили о конференции.  Уточнили, не изменились ли планы, а ответы пометили в файле (необходимо для заказа кофе-брейка). По статистике, примерно 80% ответивших “да” при прозвоне доходят до мероприятия – мы это подтвердили. Сразу подготовили рассылку-напоминание и поставили на таймер: отправить за день до конференции. И пост-рассылку с презентациями и блоком для отзывов.

      Кстати, планируемое количество регистраций мы набрали за несколько дней до дня Х, поэтому закрыли ее. Появились желающие, которые нам звонили и просили зарегистрировать – конечно, мы не отказали :)

      За 2-3 дня до мероприятия распределили обязанности между сотрудниками. Выглядит табличка примерно так:

      Ведущий

      Антон

      Регистрация

      Лиля, Катя

      Администратор зала      

      Надя

      Технич. специалист

      Сергей

      Кофе-брейк

      Администратор  

      Фотографы

      София, Дима

      Всевидящее око

      Аня

      Трансфер спикеров Леша

      За день до мероприятия

      Приехали на место проведения, чтобы подготовить и проверить всю технику и аппаратуру. Оформили зону регистрации и нетворкинга, ролл-апы и бренд волл как наши, так и партнерские. Накидываем музычку, все презентации и видео партнеров сохраняем в трех местах: компьютер, флешка, облако. Важно: не забыть о наличии указателей, чтобы участники не бродили по залам.

      Фотографу и ведущему выдали заранее напутственные слова. Ведущему – четкую программу мероприятия, о чем говорить и чего точно не следует упоминать. Фотографу – какие моменты необходимо зафиксировать.

      День Х

      Собираемся на месте за час до начала регистрации, проверяем готовность по чек-листу. У каждого организатора должен быть бейдж, в идеале еще и футболка с фирменным логотипом. Мы пока ограничились бейджами (для спикеров и организаторов сделали разные).

      Спикеры приезжают не менее чем за 40 минут до своего выступления (это нужно контролировать – заранее подготовьте файлик с их номерами), чтобы успеть подготовиться, получить последние рекомендации от организаторов. Чтобы участникам было интереснее – спикеры награждали оригинальные вопросы подарками от партнеров.

      После регистрации участников, если необходимо, корректируем заказ на кофе-брейк. Лучше заказать больше на 20% к количеству пришедших, чтобы всем хватило. Но нам повезло, гости были культурные, канапешек хватило всем, даже мы перекусили :)

      Не все прошло гладко – частично подвела техника. Звук был отличный, но контрастность экрана нас не устроила. За неделю до мероприятия мы проверяли меньший, но с хорошей контрастностью – попросили заменить на больший. А его получилось проверить только вечером перед мероприятием. Это оказался экран обратной проекции, к которому не подходил проектор.

      Мы довольны проведением мероприятия, отзывы скажут за нас.


      Назад к списку
      • Кейс 15
      • Аудит 9
      • Битрикс24 28
      • Маркетинг 37
      • Ценные советы 20
      8 800 201-07-68
      8 800 201-07-68
      Заказать звонок
      E-mail
      hello@web-aim.ru
      Заказать звонок
      hello@web-aim.ru
      © 2023 WEB-AiM
      Политика конфиденциальности This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy Terms of Service
      Подписаться на рассылку